טופס מקוון הוא סוג של פרדוקס. מצד אחד הכוונה היא למסמך המודפס על גבי דף נייר ועליו צריך לסמן סעיפים נכונים או רלוונטיים וכמובן לחתום עליו לאישור. אבל כאשר מדברים על טפסים מקוונים מתכוונים בעצם לטפסים שנשלח עבורם קישור דרך הדואר האלקטרוני או מערכת ההודעה בטלפון הנייד החכם והמשתמש יכול לבצע בדיוק את אותן הפעולות דרך מסך המגע של המכשיר. בדרך מתקדמת וטכנולוגית זו הקישור שיגיע יהיה מותאם אישית למי שמקבל אותו וכך הוא יוכל לסיים את התהליך שהתחיל (הזמנה של כרטיס אשראי חדש, למשל) ללא עיכובים ולעשות את הדרוש בו ברגע שהקישור הגיע.
מתי נשלחים אל המשתמש טפסים מקוונים?
כיום אין מי שלא מכיר מגוון רחב של טפסים מקוונים שנשלחים או נשלחו אליו בעבר על מנת לאפשר לו לבצע תהליכים בצורה מקוונת בלי להגיע למשרד מסוים או לסניף של סוכנות. כך נחסך ממנו הרבה מאד זמן יקר אך התהליך המדובר בינתיים ממשיך להתבצע על פי סדר הפעולות הדרוש. יש מי שימלא טופס מקוון לצורך רכישת פוליסת ביטוח נסיעות לחוץ לארץ ויש מי שיזמין דרך הקישור כרטיס אשראי חדש. אפשר לסמן סעיפים נכונים או רלוונטיים, לחתום במקום הייעודי ואפילו להזמין פרטים של אמצעי תשלום לצורך השלמת רכישה. הכל יתבצע בנוחות דרך המחשב האישי או הטלפון הנייד.
חותמים או ממלאים את הטופס וממשיכים הלאה
כאמור, החתימה או מילוי הטופס יכולים להתבצע בצורה הנוחה לכל אחד. בשעות הערב או מיד כאשר הקישור מגיע אליו בהודעה אל הטלפון הנייד. כיום אנשים רבים כבר מורגלים במילוי טפסים מקוונים ובחתימה עליהם והם יודעים שעדיף להם להתנהל בצורה כזאת ולא בדרך שבה עליהם להגיע למקום מסוים בשעות מסוימות רק בשביל לחתום, פעולה שאורכת ממש מספר שניות בלבד. מיד לאחר שהטופס החתום יישלח התהליך שהוא קשור בו ימשיך להתקדם.
הטופס המקוון שזה עתה מילאתם לבטח נבנה על ידי אנשי המקצוע של חברת iForms, חברה מובילה ומוכרת בישראל לבניית טפסים מקוונים לכל צורך או מטרה.
חתימה אלקטרונית
חתימה היא עניין רציני ומשמעותי ומסמך או הסכם שיש עליהם את החתימות של הצדדים הופכים להיות תקפים מבחינה משפטית, כמו גם כל הסעיפים שבהם. חתימה אלקטרונית היא המילה האחרונה בנושא של טפסים או מסמכים מקוונים שאפשר כיום להתוודע לאינספור מהם, שכן בזכות רשת האינטרנט מתאפשרות לא מעט דרכים שבהן אנשים יכולים לאשר חוזים או הסכמים, לחתום עליהם באמצעות העכבר או מסך המגע של הטלפון הנייד וכך לחסוך לא מעט זמן. יש אמנם לא מעט מסמכים שחייבת להופיע עליהם החתימה האותנטית אך בהרבה מאד מקרים יומיומיים ושגרתיים חתימה אלקטרונית בהחלט מספיקה ונחשבת לאמיתית ופיזית.
המשמעות של חתימה אלקטרונית
כאמור, כאשר מסמך מסוים מאושר ומוסכמים על הצדדים כל הסעיפים המופיעים – הם מאשרים את זה בחתימה על גבי המסמך. מכיוון שיש כיום מסמכים או טפסים שאפשר ומותר למלא בצורה מקוונת הרי שהם יישאו חתימה אלקטרונית ולא את החתימה הפיזית של אותו אדם שחותם. יחד עם זאת, במקרה זה החתימה תיחשב כאותנטית בדיוק באותה המידה כפי שהייתה נחשבת לו הייתה פיזית על גבי דף מנייר. החתימה הדיגיטלית תהיה רלוונטית ונכונה אך ורק במסמך הווירטואלי שנושא אותה ולא בכל נושא או עניין. על גבי המסך של המחשב או הטלפון הנייד יופיע מלבן שבתוכו יחתום אותו אדם שמאשר את המסמך שעל הפרק.
ההתאמות המשפטיות הנדרשות לצורך אישור חתימות דיגיטליות
אי אפשר גם ליהנות מרשת האינטרנט והחדשנות שהיא מביאה וגם להמשיך להתנהל בשיטות מיושנות ואיטיות, זה פשוט לא עובד ביחד. אם רוצים שאפשר יהיה לחתום על מסמכים ולאשר הסכמים מרחוק בצורה מקוונת וכך גם לחסוך זמן יקר וגם להתאים את המציאות לרמת הטכנולוגיה המוצעת כיום – צריך המחוקק גם לאשר את קיומה של חתימה אלקטרונית על גבי המסמכים וכך אפשר לפטור אינספור תהליכים מהצורך של מפגשים פרונטליים.
חברת iForms יוצרת מחוללי טפסים ומסמכים מקוונים לכל לקוח או משתמש על פי אפיון ייחודי ואישי, צרכים ומטרות מותאמים, כולל האפשרות של חתימה דיגיטלית מוכרת ומורשית.
101 אונליין
הבירוקרטיה עוטפת כל אדם באשר הוא ואי אפשר לחמוק ממנה. יש אינספור טפסים שצריך למלא או לחתום עליהם במהלך החיים ובעיקר כאשר מתרחשים שינויים כאלה ואחרים בשגרה הרגילה או במידע האישי. כיום יש אפשרויות רבות ומגוונות למלא את הטפסים האלה בצורה מקוונת, מה שיכול לחסוך הרבה מאד זמן וטרחה. יש מקרים שבהם היעדר הצורך בהגעה למקום ספציפי יכול להביא לכדי הקלה משמעותית. כך אפשר גם למלא טופס 101 אונליין וזו אפשרות טובה מאד עבור כל אדם. טופס 101 הוא אחד הטפסים החשובים ביותר של עובדים שכירים וחובה למלא אותו כל שנה מחדש וכמובן כאשר מתחילים לעבוד במקום עבודה חדש.
איך ממלאים טופס 101 אונליין?
מי שעובד במחלקת משאבי אנוש או מחלקת שכר בחברות וארגונים מכיר את התקופה בשנה שבה צריך להעביר לעובדים קישור לצורך מילוי טופס 101 אונליין. עד כה היה צריך להעביר אליהם את הטפסים הפיזיים והם היו צריכים למלא אותם, לסמן את המקומות הנכונים והרלוונטיים עבורם ולהחזיר בחזרה לצורך עדכון והזנת הפרטים במערכות הממוחשבות. בזכות האפשרות למלא את הטופס בצורה מקוונת אפשר לחסוך הרבה מאד זמן ובמקרים רבים מערכות המעסיק מסונכרנות אוטומטית עם מערכות המחשב של מדינה וכך כאשר העובדים ממלאים את הטופס בצורה מקוונת מיד המידע האישי שלהם מתעדכן במערכות הרשויות.
הנוחות של מילוי טפסים בצורה מקוונת
יש מי שאומר שהנושא של שימוש ברשת האינטרנט לצורך שליחת קישורים המיועדים למילוי טפסים או מסמכים היה רק עניין של זמן ואכן כיום יש אמנם לא מעט טפסים ומסמכים שחייבים להיות ממולאים או חתומים פיזית אך הם הולכים ומתמעטים. יותר ויותר טפסים עוברים תהליך של דיגיטציה וכך מתאפשר למלא אפילו טופס 101 אונליין בלי הטרחה הכרוכה בחלוקת המסמכים הידניים ומעקב אחר מי מהעובדים כבר חתם ומי עדיין לא.
עם הזמן עוד ועוד טפסים רשמיים יהפכו להיות דיגיטליים בזכות חברת iForms וחברות שעדיין לא עברו את התהליך מוזמנות לפנות אליה על מנת להתאים את התהליך בדיוק לצרכים שלהן.
